Installato in qualsiasi PC, Excel è il software di riferimento per fare calcoli con l’elaboratore o spreadsheet (letteralmente foglio elettronico di calcolo). A che cosa serve nello specifico? La risposta più facile potrebbe essere quella più ridondante: calcolare qualsiasi cosa. Ma tutto quello che viene creato attraverso Excel nasce da una semplice tabella, costituita da celle, le quali sono suddivise in righe e in colonne, tutto sommato in modo non troppo diverso da ciò che si fa con Word, il software di Microsoft per la videoscrittura.

I tratti caratterizzanti di Excel cominciano a diventare tali quando ci si spinge oltre la semplice tabella e ci si accosta a calcoli anche semplici oppure più complessi, inserendo delle funzioni per singole celle o gruppi. Ad esempio, le tabelle di Excel possono raccogliere elenchi di persone accompagnate dalle relative informazioni che le riguardano: codice identificativo, indirizzi, preferenze varie, acquisti effettuati, note. Dopotutto nulla di così distante da quanto si può fare con Access, l’applicativo di Microsoft per le basi di dati. Ma ancora Excel differisce dai software finalizzati alla costruzione dei database perché dalle sue tabelle possono nascere immediatamente dei grafici, in forme diverse: istogramma, a torta ecc. Questo è un ambito in cui Excel è davvero leader: i grafici si possono confrontare facilmente e si possono presentare con successo. Grazie alla sua strutturazione così diretta, Excel permette di lavorare sulle funzioni e di vederle subito per comprendere immediatamente la progressione di un fenomeno, dal semplice bilancio famigliare ai report di fatturato in una grande impresa.

Excel consente di visualizzare ogni tipo di grafico.

La conoscenza delle funzioni di questo straordinario applicativo, il cui terreno d’elezione è quello aziendale, consente un sicuro incremento della produttività per ogni collaboratore. In un corso di Excel si parte dalle basi, come la costruzione di una tabella semplice e di una per il riepilogo. Si impara a inserire le funzioni di calcolo e le più complesse funzioni logiche, avanzate e destinate all’automazione del foglio di lavoro. Una volta strutturati i contenuti del foglio di calcolo, si apprende a presentare il lavoro, attraverso la realizzazione di grafici come istogrammi, torte, linee ecc., impostando il layout per la stampa. Centrale è saper scegliere la forma corretta di grafico per presentare le proprie idee, nel quadro del progetto a cui si sta lavorando. Il passo ancora successivo è il lavoro sulle tabelle Pivot. Ma cosa sono? Una tabella pivot è uno strumento di calcolo assai efficace, impiegata per il riepilogo e l’analisi dei dati, e consente di visualizzare schemi e tendenze nei dati, con ampia ricchezza di opzioni.

Malgrado non sia specifico per la costruzione dei database, Excel si rivela comunque uno strumento ottimo nella gestione dei dati perché dispone di una funzione di ricerca e di convalida molto completa. Di più, vi sono formule appositamente studiate per l’estrazione dei dati stessi, per creare un archivio di dati completo e per analizzarlo con strumenti avanzati, quali gli ordinamenti, i filtri e i subtotali. Con Excel si possono applicare anche degli automatismi che consentono di mettere in relazione molti fogli di lavoro.

E non da ultime, le funzioni, in tutta probabilità, il cuore di Excel. Si possono apprendere funzioni relative ai conteggi, alle date e agli orari, quelle algebriche e matematiche tout court, e ancora funzioni logiche, funzioni di tipo SE sia logiche sia annidate.

Eppure Excel non sarebbe così tanto potente se non fosse anche così versatile. Durante un corso si apprende a creare, manipolare e aggiornare tabelle riepilogative con i dati aziendali, la cui origine è costituita da veri database o da file diversi. Infine le macro con Excel: attraverso lo studio dei metodi con cui crearle ed effettuarne l’editing e il debug, il traguardo nell’apprendimento è rappresentato dalla registrazione di una procedura completamente automatizzata. Significa poter inviare un solo comando e la procedura impostata eseguirà la sequenza di operazioni prestabilite, passaggio dopo passaggio, una piena automazione dei processi sui calcoli aziendali. Ne consegue che sono assai diversificate le applicazioni a cui si presta Excel: dall’analisi finanziaria al marketing, dallo studio delle trasformazioni economiche all’andamento dei cicli produttivi nell’industria, fino ad applicazioni scientifiche e di laboratorio.

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